Sanal POS Mutabakatı ve İade Kontrolü Nasıl Yapılır?

Siparişin WooCommerce'te “işleniyor” görünmesi, banka hesabına doğru tutarın geçtiğini tek başına kanıtlamaz. Mutabakat; sipariş, ödeme sağlayıcısı ve banka kayıtlarının aynı işlem üzerinden eşleşmesidir. İade ve kısmi iade süreçleri de aynı zincirin parçasıdır.

Günlük mutabakat tablosu

WooCommerce sipariş numarası, banka/sağlayıcı işlem kimliği, ödeme yöntemi, para birimi, brüt tutar, komisyon, net ödeme ve valör tarihi aynı tabloda bulunmalıdır. Başarılı görünen ama sağlayıcıda bulunmayan, sağlayıcıda iki kez geçen veya tutarı farklı olan kayıtlar ayrı hata kuyruğuna alınır.

En sık görülen farklar

• 3D doğrulama başarılı olsa da finansal işlemin reddedilmesi
• Callback ulaşmadığı için siparişin beklemede kalması
• Müşterinin tekrar denemesiyle mükerrer tahsilat
• Taksit veya kampanya maliyetinin beklenenden farklı hesaplanması
• İadenin WooCommerce'e yazılıp bankada gerçekleştirilmemesi
• Kısmi iadenin ürün, vergi veya kargo tutarıyla uyuşmaması

Otomatik ve manuel iade farkı

WooCommerce'in resmî belgesine göre uyumlu ödeme ağ geçitlerinde otomatik iade, parayı kullanılan ödeme yöntemi üzerinden geri gönderebilir. Manuel iade ise mağazada kayıt oluşturur; paranın sağlayıcı panelinden ayrıca gönderilmesi gerekir. Siparişi yalnızca “iade edildi” durumuna çevirmek otomatik para transferi anlamına gelmez.

Stok ve muhasebe etkisi

İade edilen ürün fiziksel olarak depoya dönmediyse stoğu otomatik artırmak yanlış satışa yol açabilir. Kısmi iade, kupon ve kargo payı muhasebe tarafında ayrıca ele alınmalıdır. E-fatura veya ERP bağlantısı varsa iade belgesinin hangi olayla üretileceği test edilir.

Otomasyon için kabul senaryoları

Başarılı ödeme, reddedilen ödeme, aynı bildirimin iki kez gelmesi, tam iade, kısmi iade ve sağlayıcı kesintisi test edilmelidir. Eşleşmeyen kayıt sessizce atlanmamalı; yöneticiye görünür olmalı ve güvenli biçimde tekrar denenebilmelidir. WooCommerce sanal POS, özel eklenti geliştirme ve e-ticaret çözümleri bu akışları birlikte ele alır.

İstisna kuyruğu kurun

Mutabakatın amacı her işlemi elle kontrol etmek değil, eşleşmeyen işlemleri hızla ayırmaktır. Sipariş numarası, sağlayıcı işlem kimliği, brüt tutar, komisyon, net ödeme, işlem ve valör tarihi ortak bir kayıtta buluşmalıdır. Otomatik eşleşenler kapanır; tutar, durum veya tarih farkı olanlar istisna kuyruğuna düşer.

Kuyrukta “sipariş var, tahsilat yok”, “tahsilat var, sipariş başarısız”, “iki tahsilat”, “iade kaydı var, para çıkışı yok”, “beklenen net ödeme farklı” gibi nedenler ayrı tutulmalıdır. Her nedenin finans, teknik veya müşteri destek sorumlusu ve kapanış kanıtı bulunur. Böylece hata yalnızca muhasebe döneminde değil, müşteriye veya nakit akışına zarar vermeden görülür.

Aylık raporda toplam fark kadar yaşlandırma da izlenmelidir. Aynı gün çözülemeyen kayıtların kaç gündür açık olduğu, hangi sağlayıcı veya eklenti sürümünde yoğunlaştığı ve tekrar eden kök nedenler raporlanır. Düzeltme sonrasında sipariş notu ve finans kaydı birbirine referans vermelidir.

• Günlük otomatik eşleşme oranı
• Nedene göre açık istisna adedi
• En eski çözülmemiş kayıt
• İade para çıkışı doğrulaması
• Sağlayıcı ve eklenti sürümüne göre hata eğilimi

Yetki ayrımı: İadeyi talep eden, onaylayan ve finansal işlemi tamamlayan roller mümkünse ayrılmalıdır. Yüksek tutar veya olağan dışı sıklık için ikinci onay eşiği belirleyin. API ve panel erişimlerini ortak hesapla paylaşmak yerine kişiye özel kullanıcı ve işlem günlüğü kullanın; çalışan ayrıldığında erişimi aynı gün kapatın.

Ek kontrol: Mutabakat kayıtlarının değiştirilme geçmişini koruyun. Fark kapatılırken eski değer silinmemeli; düzeltme nedeni, belge ve onaylayan kullanıcı denetim izi olarak kalmalıdır.

Mutabakatı kolaylaştıran düzeni kuruyoruz

Ay sonunda bankanın raporu ile mağaza kayıtlarını elle karşılaştırmak saatler sürer ve hataya açıktır. Doğru kurulan bir düzende eşleşmeyen işlemler kendiliğinden öne çıkar; yalnızca onlarla ilgilenirsiniz.

• Her siparişe bankadaki işlem numarasının kaydedilmesini sağlıyoruz.
• İadelerin siparişlerle birlikte kayıt altına alınmasını kuruyoruz.
• Eşleşmeyen işlemleri gösteren bir rapor hazırlıyoruz.
• Mutabakatı muhasebe ekibinizin kullanacağı biçimde sadeleştiriyoruz.

Bu düzen, yeni bir sanal POS entegrasyonunun parçası olarak ya da mevcut mağazanıza ek olarak kurulabilir. Ayrıntılar WooCommerce sanal POS entegrasyonu sayfamızda.

Sıkça sorulan sorular

Sipariş durumunu değiştirmek parayı iade eder mi?

Her zaman değil; ödeme sağlayıcısı işlemi ayrıca doğrulanmalıdır.

Kısmi iadede stok artar mı?

Ürünün gerçek dönüşüne göre seçilmelidir.

Mutabakat ne sıklıkta yapılır?

Hacme göre günlük veya daha sık kontrol önerilir.